Fundusze - ngo.pl

Regulamin Otwartego konkursu ofert na realizację w roku 2025 zadań publicznych w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu

1. RODZAJ ZADANIA

„Organizacja szkolenia sportowego oraz współzawodnictwa sportowego klubów i stowarzyszeń sportowych z terenu Miasta Łomża wynikającego z awansu do wyższej klasy rozgrywkowej w seniorskich grach zespołowych”

2. CEL ZADANIA

Celem zadania jest wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej poprzez umożliwienie drużynom na poziomie seniorskim, które w roku 2025  uzyskały awans do wyższej klasy rozgrywkowej na poziomie ogólnopolskim, udziału w organizowanym i prowadzonym przez polski związek sportowy lub podmioty działające z jego upoważnienia systemie współzawodnictwa sportowego realizowanego w formie rozgrywek ligowych drużyn. Zadanie służy podniesieniu poziomu sportowego drużyn oraz promocji aktywności fizycznej.

3. MAKSYMALNA WYSOKOŚĆ ŚRODKÓW PUBLICZNYCH PRZEZNACZONYCH NA REALIZACJĘ ZADAŃ:  550.000 zł (słownie: pięćset pięćdziesiąt tysięcy złotych)

4. ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI

1. Przyznanie dotacji na realizację zadania następuje na zasadzie wspierania zadania publicznego, o którym mówi art. 11 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r., poz. 1491, 1761 ).
2. Podmiotami uprawnionymi do udziału w konkursie są organizacje pozarządowe
   w rozumieniu art. 3 ust 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
   z siedzibą w Łomży i działające na rzecz Miasta Łomża, uczestniczące w rozgrywkach seniorskich, których drużyny uzyskały w roku 2025 awans do wyższej klasy rozgrywkowej.
3. Oferent może wykazać wkład finansowy, osobowy, rzeczowy oraz świadczenia pieniężne od odbiorców zadania publicznego.
4. Koszty kwalifikowalne, które mogą być pokryte z dotacji na realizację zadania publicznego zostały określone w pkt 6 ust. 3 niniejszego Regulaminu
5. W kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania należy uwzględnić koszty, które będą miały potwierdzenie w dokumentach księgowych oferenta (umowy, faktury, rachunki) oraz wycenę pracy wolontariuszy potwierdzoną zawartymi umowami/porozumieniami lub oświadczeniami złożonymi przez te osoby.

1. Oferent zobowiązany jest wskazać źródła finansowania tak, aby wnioskowana dotacja nie przewyższała 80% wszystkich kosztów finansowych realizacji zadania publicznego.
2. Dofinansowanie z dotacji kosztów obsługi zadania publicznego, w tym kosztów administracyjnych obejmujących: usługi księgowe, prawnicze, koordynację projektu, zakup materiałów biurowych dotyczących zadania, nie może przekroczyć 15% całkowitej wartości dotacji.
3. Oferent może zawrzeć w ofercie pozycję dotyczącą zakupu niezbędnego do realizacji zadania sprzętu sportowego, jednakże w wysokości nie większej niż 20 % całkowitego kosztu zadania.
4. Dotacja na realizację zadania publicznego nie może być wykorzystana na wydatki nieodnoszące się jednoznacznie do realizowanego zadania, w tym m.in. :

1. wydatki finansowane z innych źródeł,
2. koszty kar nałożonych na zawodników i klub sportowy,
3. premie i nagrody pracownicze,
4. zobowiązania powstałe przed zawarciem umowy i po okresie jej obowiązywania. 

1. Oferent zobowiązany jest do podania dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego (tj. zakładanych rezultatów zadania publicznego, planowanego poziomu osiągnięcia rezultatów – wartości docelowej, sposobu monitorowania rezultatów/źródeł informacji o osiągnięciu wskaźnika). 
2. Zadanie zostanie uznane za zrealizowane, jeżeli oferent osiągnie co najmniej 80% założonych w ofercie rezultatów.
3. Jeżeli dany wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie będzie równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny                                           z umową wtedy, gdy:

1. nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 20% w części dotyczącej przyznanej dotacji,
2. nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.

1. Naruszenie postanowienia, o którym mowa w pkt. 13, uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.
2. Koszty będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy gdy są niezbędne i bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem, racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe, są poparte właściwymi dowodami księgowymi.
3. Każda zmiana w trakcie realizacji zadania publicznego, m.in. dotycząca wysokości wydatkowanych środków, poziomu rezultatów, terminu realizacji zadania itp. powinna zostać niezwłocznie zgłoszona do pracownika Urzędu Miejskiego w Łomży obsługującego konkurs. Zmiany mogą bowiem wymagać podpisania Aneksu do umowy.

5. TERMIN I WARUNKI REALIZACJI ZADANIA

1. Oferent zobowiązuje się do realizacji zadania na zasadach określonych w umowie
   o wsparcie realizacji zadania publicznego.
2. Realizacja zadania może nastąpić w okresie: 1 października – 31 grudnia 2025 roku.
3. Klub lub stowarzyszenie sportowe składający ofertę powinien w szczególności spełniać następujące warunki:

1. prowadzić działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem;
2. posiadać doświadczenie, odpowiednią kadrę i inne zasoby pozwalające na samodzielną   realizację zadania;
3. wkładem osobowym może być nieodpłatna, dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków organizacji pozarządowej, przy czym stawka godzinowa prac ekspertów i specjalistów nie powinna przekroczyć 150 zł/godz.
4. zadanie zostanie zakwalifikowane do realizacji po uzyskaniu minimum 50% punktów zawartych w karcie oceny merytorycznej, stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

4.   Oferent zobowiązany jest do:

1. Dostarczenia, na wezwanie Wydziału Kultury, Sportu i Inicjatyw Społecznych Urzędu Miejskiego w Łomży, oryginałów dokumentów (faktur, rachunków), celem kontroli prawidłowości wydatkowania dofinansowania oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji z nią związanej; kontrola, o której mowa wyżej, nie ogranicza prawa do kontroli całości realizowanego zadania pod względem finansowym i merytorycznym,
2. Sporządzania i składania sprawozdania z wykonania zadania publicznego
   w terminie określonym w umowie wg wzoru określonego w załączniku do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego
   z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań
   z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057).
3. Złożenia, wraz z ofertą realizacji zadania publicznego, informacji
   o zapewnieniu w trakcie realizacji zadania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (wzór informacji stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu).Informację należy wypełnić, podpisać przez osoby upoważnione (zgodnie z KRS lub inną ewidencją) i jej skan załączyć do oferty w systemie Witkac.pl.
4. Informowania opinii publicznej o otrzymanej dotacji ze środków budżetu Miasta Łomża na każdym etapie realizacji zadania. Ponadto, zobowiązany jest do stosowania na materiałach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych logotypu, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 z informacją, że zadanie publiczne finansowane jest ze środków budżetu Miasta Łomża oraz używania na profilach społecznościowych #zasmakujwłomży.
5. Złożenia wraz ze sprawozdaniem z wykonania zadania publicznego, oświadczeń
   o podatku VAT oraz o podwójnym finansowaniu, również zestawienia kosztów realizacji zadania publicznego, których wzory zostaną załączone do umowy.

6. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW

1. Zadanie zostanie uznane za zrealizowane, jeżeli oferent osiągnie co najmniej 80% założonych w ofercie rezultatów.
2. Koszty będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy gdy są niezbędne i bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem, racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe, są poparte właściwymi dowodami księgowymi.
3. Koszty które mogą być finansowane z dotacji, m.in.:

1. zakup sprzętu sportowego - w wysokości nie wyższej niż wskazanej w pkt 4 ust. 8 niniejszego Regulaminu
2. wyżywienie, noclegi krótkoterminowe,
3. ubezpieczenia,
4. koszty obsługi technicznej,
5. usługi medyczne, odnowa biologiczna
6. opłaty licencyjne,
7. wynajem obiektów sportowych,
8. pucharów, medali i nagród,
9. transport,
10. koszty obsługi zadania w wysokości nieprzekraczającej 15 % całkowitej wartości dotacji.

1. Jeżeli dany wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie będzie równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy:
   a) nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 20% w części dotyczącej przyznanej dotacji,
   b) nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.
   5. Naruszenie postanowienia, o którym mowa w pkt. 4, uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.
   6. Każda zmiana w trakcie realizacji zadania publicznego, m.in. dotycząca wysokości wydatkowanych środków, poziomu rezultatów, terminu realizacji zadania itp. powinna zostać niezwłocznie zgłoszona do pracownika Urzędu Miejskiego w Łomży obsługującego konkurs. Zmiany mogą bowiem wymagać podpisania Aneksu do umowy.
   7. Z przyznanej dotacji nie mogą być finansowane:
   a. wydatki finansowane z innych źródeł,
   b. koszty kar nałożonych na zawodników i klub sportowy,
   c. premie i nagrody pracownicze,

d. koszty transferu zawodnika z innego klubu sportowego,

e. noclegów długoterminowych,

f. zobowiązania klubu lub stowarzyszenia sportowego z tytułu zaciągnięcia pożyczki, kredytu lub kosztów obsługi zadłużenia,

g. prac remontowych, budowlanych, inwestycyjnych,
h. zobowiązania powstałe przed zawarciem umowy i po okresie jej obowiązywania

7. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć poprzez serwis Witkac.pl
2. Formularz oferty jest zgodny ze wzorem określonym w załączniku do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
3. Termin złożenia ofert: elektronicznie w systemie Witkac.pl: 23 września 2025 roku do godziny 23:59.
4. Po wypełnieniu elektronicznego formularza oferty należy wydrukować z systemu Witkac.pl potwierdzenie złożenia oferty, podpisać je przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych (zgodnie z dokumentem KRS lub inną ewidencją) i niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia elektronicznej oferty, złożyć podpisane potwierdzenie w Punkcie Obsługi Mieszkańców Urzędu Miejskiego w Łomży, Pl. Stary Rynek 14 lub wysłać pocztą na adres: Urząd Miejski w Łomży, Pl. Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (decyduje data stempla pocztowego/nadania). Podpis na potwierdzeniu złożenia oferty powinien być czytelny lub towarzyszyć mu powinna pieczęć imienna.

8. TRYB ORAZ TERMIN DOKONYWANIA WYBORU OFERT

1. Złożone oferty podlegają ocenie formalnej przez pracownika Wydziału Kultury, Sportu                        i Inicjatyw Społecznych Urzędu Miejskiego w Łomży, zgodnie z kryteriami zawartymi                     w Karcie oceny formalnej stanowiącej załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu.
2. Do oceny merytorycznej złożonych ofert Prezydent Miasta Łomża powoła komisję konkursową.
3. W skład komisji konkursowej wejdzie trzech przedstawicieli Prezydenta Miasta Łomża oraz minimum trzy osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
   o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, z wyłączeniem osób wskazanych przez organizacje pozarządowe biorące udział w konkursie.
4. Komisja dokonuje oceny merytorycznej według kryteriów wskazanych w art. 15 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, zawartych w Karcie oceny merytorycznej stanowiącej załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu. W ofercie należy opisać działania w taki sposób, aby umożliwić jej ocenę według kryteriów zawartych w Karcie oceny merytorycznej.
5. Oferta zostanie pozytywnie zaopiniowana przez komisję konkursową, jeżeli otrzyma co najmniej 50% punktów w Karcie oceny merytorycznej. Oprócz oceny pozytywnej,
   o rekomendacji do dofinansowania decydować będzie łączna liczba punktów przyznanych ofercie przez komisję konkursową oraz pula środków przeznaczonych na dotacje                                 w konkursie.
6. Komisja konkursowa sporządza protokół wraz z listą rekomendacyjną złożonych ofert                      i proponowaną kwotą dotacji, którą przedstawia Prezydentowi Miasta Łomża.
7. Ostatecznego wyboru najkorzystniejszych ofert wraz z decyzją o wysokości kwoty przyznanej dotacji dokonuje Prezydent Miasta Łomża w formie Zarządzenia.
8. Wybór ofert w konkursie nastąpi w terminie 30 dni od dnia zakończenia naboru ofert wskazanego w cz. 7 pkt 3 niniejszego Regulaminu.
9. Wysokość dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent otrzymuje informację o konieczności aktualizacji oferty w zakresie wskazanym przez organizatora konkursu.
10. Zaktualizowaną ofertę należy złożyć poprzez serwis Witkac.pl, a następnie  wydrukować                   z systemu, podpisać (przez osoby upoważnione zgodnie z KRS/ewidencją) potwierdzenie złożenia zaktualizowanej oferty i złożyć je niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia aktualizacji oferty, do Urzędu Miejskiego w Łomży, Stary Rynek 14 (Punkt Obsługi Mieszkańców, parter) lub przesłać na adres Urząd Miejski w Łomży, Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (decyduje data stempla pocztowego).
11. Termin złożenia zaktualizowanej oferty i potwierdzenia jej złożenia (wygenerowanego                    z systemu Witkac.pl i podpisanego przez osoby upoważnione) określa obsługujący konkurs pracownik Urzędu Miejskiego w Łomży, przekazując tę informację niezwłocznie oferentowi. Niezłożenie aktualizacji w terminie oznacza rezygnację z dotacji. 
12. Oferent może zrezygnować z dotacji, oświadczając o tym pisemnie w ciągu 14 dni od dnia powiadomienia o wysokości przyznanej dotacji. Oświadczenie powinno być skierowane do Prezydenta Miasta Łomża i zawierać: nazwę zadania, pieczęć oferenta oraz podpisy osób uprawnionych do składania oświadczenia woli w imieniu oferenta.
13. Podmioty, których oferty zostały wybrane, celem zawarcia umowy o realizację zadania publicznego przedkładają następujące informacje:

1. dane osób uprawnionych do podpisania umowy, tj. imię i nazwisko osoby/osób, nr PESEL,
2. dane osoby odpowiedzialnej ze strony oferenta za koordynację realizacji umowy, tj. imię i nazwisko osoby oraz numer telefonu kontaktowego,
3. nr rachunku bankowego.

Po oficjalnym opublikowaniu wyników otwartego konkursu ofert, należy dokonać ich korekty poprzez dostosowanie wnioskowej w kosztorysie kwoty do otrzymanej dotacji. Korekty należy dokonać w elektronicznym generatorze wniosków www.witkac.pl w terminie do 10 dni od daty ukazania się ogłoszenia o rozstrzygnięciu konkursu. Po dokonaniu korekty w portalu witkac.pl, należy:

• wydrukować potwierdzenie złożenia aktualizacji i w terminie 3 dni roboczych od dnia jej dokonania w portalu witkac.pl, złożyć w Biurze Podawczym Urzędu Miejskiego w Łomż, Plac Stary Rynek 14. Potwierdzenie powinno być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu.

W ramach korekty:

• nie można dopisywać żadnych nowych pozycji w kosztorysie
• nie można zwiększać kwoty dotacji jaka ma być wydana na daną pozycję w kosztorysie
• wkład własny nie może być niższy niż wskazany w pierwotnej ofercie

9. OGŁOSZENIE KONKURSU

Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zamieszcza się:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej,
2. na platformie www.witkac.pl ,
3. na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Łomży,
4. na oficjalnej stronie internetowej miasta www.lomza.pl

Załączniki:

1. Informacja o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
2. Logotypy
3. Karta oceny formalnej

4. Karta oceny merytorycznej