Fundusze - ngo.pl

OGŁOSZENIE Nr BOP.7.2024 Prezydenta Miasta Ełku z dnia 22 listopada 2023 r. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert pt.: „Posiłki dla potrzebujących 2024”

Na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(Dz.U. z 2023 r. poz. 571) ogłasza się z dniem 23 listopada 2023 r. otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w zakresie pomocy społecznej:

§1. Rodzaj zadania publicznego i cel realizacji:

1. Rodzaj zadania publicznego z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Pomoc społeczna.
2. Celem realizacji zadań w tym konkursie jest zapewnienie posiłków dla osób potrzebujących w roku 2024.

§ 2. Priorytetowe zadanie samorządu miasta Ełku z Ełckiego Programu Współpracy do realizacji w ramach
konkursu w roku 2024: Zapewnienie posiłków dla osób potrzebujących.

§ 3. Wysokość środków w konkursie, zadania realizowane w 2022 i 2023 roku, terminy składania i realizacji zadania w roku 2024:

1. Planowana wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań wynosi 184 920 zł.
2. Zrealizowane w roku poprzednim i bieżącym zadania samorządu miasta Ełku tego samego rodzaju
   i związane z nimi koszty:

1. w 2022 zrealizowano 1 zadanie na łączną kwotę 148 000 zł.
2. w 2023 realizowane jest 1 zadanie na łączną kwotę 158 500 zł.

1. Środki publiczne na realizację zadań w konkursie mogą być zmniejszone lub zwiększone w miarę potrzeb możliwości budżetu miasta Ełku przez Prezydenta Miasta Ełku.
2. Środki publiczne niewykorzystane po rozstrzygnięciu konkursu mogą być przeniesione na inne zadania zlecane przez Prezydenta Miasta Ełku organizacjom pozarządowym oraz na współpracę pozafinansową samorządu miasta Ełku z sektorem pozarządowym.
3. Oferty mogą składać organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
4. Całokształt spraw związanych z przeprowadzeniem konkursu, czyli ogłaszanie konkursów, składanie ofert, ocena formalna i merytoryczna, wybór ofert, negocjacje warunków umów i ich podpisanie, realizacja zadań, oraz sprawozdawczość, realizowana jest z wykorzystaniem serwisu www.witkac.pl.
5. Zlecenie realizacji zadań nastąpi w formie powierzenia.
6. Wkład własny finansowy nie jest wymagany.
7. Termin realizacji zadań: ramy czasowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r.
8. Termin składania ofert: od 23 listopada 2023 r. do wyczerpania środków, ale nie później
   niż do 31 października 2024 r.
9. Termin oceny formalnej i merytorycznej do 21 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
10. Termin rozstrzygnięcia w sprawie oferty (wybór, kwota dotacji i zatwierdzenie zadania do realizacji)
    do 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
11. Miejsce realizacji zadania: miasto Ełk, obszar kraju i zagranicy.

§ 4. Warunki realizacji zadań, wymagane załączniki oraz składanie ofert:

1. Warunki realizacji zadania:

1. oferowane zadanie musi uwzględniać obowiązujące przepisy prawne, w szczególności w zakresie pomocy społecznej i oświaty oraz zasady wieloletniego rządowego programu „Posiłek w szkole i w domu” na lata 2024-2028,
2. średnio dzienny koszt posiłku wynieść może nie więcej niż 14 zł,
3. w przypadku nieodebrania posiłku bez wcześniejszego powiadomienia zleceniobiorcy przez kolejno następujące po sobie 2 dni kalendarzowe, przekazywanie posiłków jest wstrzymywane
   z natychmiastowym powiadomieniem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ełku (MOPS),
   a wstrzymanie wydawania posiłków następuje do czasu otrzymania przez zleceniobiorcę informacji zwrotnej z MOPS,
4. w ofercie obowiązkowo należy wskazać i opisać zakładane rezultaty, planowany poziom osiągnięcia rezultatów oraz źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika,
5. oferowane zadanie musi służyć wspólnocie samorządowej miasta Ełku,
6. z dotacji mogą być finansowane wyłącznie działania mieszczące się w zakresie działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej, tym samym, środki z dotacji nie mogą być przeznaczone
   na finansowanie działalności gospodarczej,
7. oferowane zadanie powinno uwzględniać zapewnienie dostępności osobom o szczególnych potrzebach,
8. dopuszcza się możliwość wykonania części zadania przez podmiot nie będący stroną umowy,
   z tym że za prawidłowość realizacji całego zadania odpowiada oferent,
9. w celu ochrony środowiska naturalnego, biorąc pod uwagę charakter zadania publicznego, oferent powinien podjąć wszelkie możliwe i prawnie dopuszczalne działania dążące do wyeliminowania
   z używania przedmiotów jednorazowego użytku wykonanych z tworzyw sztucznych w trakcie
   realizacji zadania i zastąpienie ich w miarę możliwości opakowaniami wielokrotnego użytku.

1. Załączniki do składanej oferty:

1. w przypadku, gdy oferent nie jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub równoważnego rejestru obowiązkowo przedkłada dokument potwierdzający status prawny, umocowanie osób upoważnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań oraz cele działania (dokument dołącza się w formie załącznika do oferty w serwisie www.witkac.pl),
2. nieobowiązkowo oferent może dołączyć rekomendacje, opinie, listy polecające lub inne dokumenty, które mogą dodatkowo pomóc w ocenie oferty (dokumenty dołącza się w formie załączników
   do oferty w serwisie www.witkac.pl).

1. Składanie ofert:

1. ofertę należy elektronicznie wypełnić i złożyć w ramach czasowych określonych w ogłoszeniu
   w serwisie www.witkac.pl, następnie wydrukować dokument "potwierdzenie złożenia oferty" lub/i ofertę, podpisać przez upoważnione osoby i złożyć: bezpośrednio w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta Ełku (ul. Piłsudskiego 4) lub w Biurze Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku (ul. Małeckich 3, lok. nr 10.1) lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej (adres: Urząd Miasta Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk) lub z wykorzystaniem ePUAP na skrytkę /umelk/domyslna lub zeskanowany dokument przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej
   na adres e-mail: bop@um.elk.pl;
2. ostatecznym terminem złożenia podpisanego dokumentu „potwierdzenie złożenia oferty”/oferty
   jest kolejny dzień roboczy następujący po ostatnim dniu naboru ofert;
3. faktycznym terminem złożenia oferty, po którym rozpoczyna się jego ocena jest termin wpłynięcia do Urzędu właściwie podpisanego dokumentu "potwierdzenie złożenia oferty"/oferty;
4. oferty złożone wyłącznie elektronicznie w serwisie www.witkac.pl, bez złożenia podpisanego dokumentu „Potwierdzenia złożenia oferty”/oferty nie podlegają ocenie.

§ 5. Ocena formalna i merytoryczna:

1. Ocena formalna i merytoryczna może odbywać się w okresie trwania konkursu.
2. Oceny formalnej złożonych ofert dokonują urzędnicy Urzędu Miasta Ełku wg poniższego:

1. Niespełnienie jednego lub więcej kryteriów I etapu, skutkuje odrzuceniem oferty, bez poddania oferty ocenie w II etapie oceny formalnej, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
2. Ocena formalna I etapu nie podlega procedurze odwoławczej.
3. Oferta spełniająca wszystkie kryteria formalne I etapu jest poddawana ocenie w II etapie oceny formalnej wg poniższego:

1. Urzędnik odpowiedzialny za ocenę formalną złożonej oferty, zobligowany jest po ocenie oferty i stwierdzeniu braków formalnych wynikających z niespełnienia kryteriów formalnych II etapu
   do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie oferenta poprzez serwis www.witkac.pl,  
   wraz z ustaleniem ostatecznego terminu ich usunięcia.
2. Oferent może uzupełnić braki formalne oferty wynikające z niespełnienia kryteriów formalnych II etapu najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia wysłanego w serwisie www.witkac.pl.
3. Usunięcie braków formalnych następuje wyłącznie elektronicznie w systemie Witkac.pl poprzez poprawę informacji w ofercie lub/i dołączenie wymaganych załączników.
4. W przypadku, gdy oferent nie skorzysta w przewidzianym terminie z prawa uzupełnienia braków formalnych, oferta zostaje odrzucona, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
5. Wyłącznie oferty spełniające wszystkie kryteria formalne I i II etapu kierowane są do oceny merytorycznej.
6. Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa, która opiniuje złożone oferty zgodnie
   z następującymi kryteriami merytorycznymi i przypisaną im punktacją:

1. Końcowa punktacja oferty to średnia z ocen poszczególnych członków komisji konkursowej.
2. Komisja konkursowa rekomenduje Prezydentowi Miasta Ełku do dofinansowania oferty, które ocenione zostały na minimum 20 pkt.
3. Oferenci, których oferty nie uzyskały minimum punktowego mogą odwołać się do Prezydenta Miasta Ełku w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia o wynikach oceny merytorycznej.
4. Prezydent Miasta Ełku rozpatruje odwołanie w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia złożenia odwołania i powiadamia oferenta o rozstrzygnięciu, najpóźniej w terminie do 7 dni kalendarzowych
   od dnia rozpatrzenia.
5. Decyzja Prezydenta Miasta Ełku w sprawie odwołania jest ostateczna i nie podlega dalszej procedurze odwoławczej.

§ 6. Zasady wyboru, przyznawania dotacji i zatwierdzania zadań do realizacji oraz ogłaszania wyników:

1. Prezydent Miasta Ełku, biorąc pod uwagę opinię komisji konkursowej, możliwości budżetowe ostatecznie wybiera, przyznaje dotacje i zatwierdza zadania do realizacji.
2. Na wniosek realizatora zadania Prezydent może zwiększyć kwotę dotacji.
3. Wyniki otwartego konkursu ofert podlegają ogłoszeniu:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Ełku: https://bip.elk.warmia.mazury.pl/252/Wyniki_konkursow/
2. na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Ełku w kamienicy przy ul. Małeckich 3
3. na stronie internetowej Urzędu Miasta Ełku:
   https://www.elk.pl/aktualnosci-kategorie/143/organizacje-pozarzadowe

§ 7. Podpisywanie umów, realizacja, kontrola i rozliczenie zadania:

1. Przygotowanie i podpisanie umowy na realizację zadania:

1. oferenci, których oferty zostały zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Ełku do realizacji,
   są niezwłocznie powiadamiani o przyznaniu dofinansowania i rekomendacjach dotyczących warunków realizacji zadania,
2. oferent może zrezygnować z realizacji zadania, w takim przypadku kwota przyznanej dotacji zostaje w puli środków finansowych przeznaczonych na te zadanie w ramach otwartego konkursu ofert,
3. umowa podpisywana jest niezwłocznie po wydaniu przez Prezydenta Miasta Ełku ogłoszenia
   w sprawie wyboru ofert do realizacji, uzgodnieniu warunków realizacji zadania oraz przygotowaniu przez oferenta i akceptacji przez zleceniodawcę wymaganych załączników i informacji, nie później jednak niż 30 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników,
4. jeżeli po tym terminie umowa nie jest podpisana z winy oferenta, Prezydent Miasta Ełku odstępuje automatycznie od jej realizacji, w takim przypadku kwota przyznanej dotacji zostaje w puli środków finansowych przeznaczonych na te zadanie w ramach otwartego konkursu ofert,
5. umowa nie zostanie podpisana z oferentem również, gdy oświadczenie złożone razem z ofertą okaże się niezgodne ze stanem faktycznym lub/i toczy się postępowanie egzekucyjne przeciwko oferentowi, co mogłoby spowodować zajęcie dotacji na poczet zobowiązań oferenta lub/i nie zostały dostarczone wymagane na etapie podpisywania umowy załączniki określone w warunkach realizacji zadania.

1. Na podstawie podpisanej umowy Urząd Miasta Ełku przekazuje, w terminie określonym w umowie, kwotę dotacji na wskazane w umowie konto zleceniobiorcy.
2. Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego w umowie rachunku bankowego.
3. Realizacja zadania:

1. zleceniobiorca realizuje zadanie zgodnie z zapisami umowy i załącznikami, uwzględniając specyfikę realizowanego zadania publicznego, do zapewnienia osobom ze szczególnymi potrzebami dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, zgodnie z minimalnymi wymaganiami określonymi w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
2. zleceniobiorca zobowiązany jest do ubezpieczenia osób korzystających z zadania publicznego,
3. zleceniobiorca jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie
   z przepisami prawa, celem na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową,
4. zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej zadania publicznego zgodnie z zapisami umowy,
5. zasadą jest dokonywanie przez zleceniobiorcę płatności bezgotówkowej (przelewy z konta zleceniobiorcy wskazanego w umowie), jednakże dopuszczalne jest dokonywanie płatności gotówkowych w przypadkach, gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy,
6. zleceniobiorca może dokonywać płatności związanych z realizacją zadania wyłącznie w terminach określonych w umowie,
7. ochrona i przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r.
   o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie tych danych. W przypadku przetwarzania danych osobowych beneficjentów oraz osób zaangażowanych w realizację projektu, oferent zobowiązany jest posiadać zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych, która zawiera
   w szczególności zgodę na udostępnianie ich danych do celów monitoringu, kontroli w ramach realizowanego zadania. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych stanowi załącznik do ogłoszenia,
8. zleceniobiorca zobowiązany jest na podstawie art. 4a-4c ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie do udostępniania informacji publicznej poprzez ogłaszanie informacji publicznej
   w Biuletynie Informacji Publicznej zleceniobiorcy albo poprzez ogłaszanie informacji publicznej
   na stronie internetowej zleceniobiorcy albo na wniosek,
9. w trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w warunkach realizacji umowy dotyczące wyłącznie przyszłych działań i związanych z nimi terminów realizacji, powiązanych z działaniami kosztów oraz rezultatów, w tym utworzenia nowych pozycji w kosztorysie oraz rezultatów
   do osiągnięcia,
10. wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego, na którego realizację została przyznana dotacja oraz wykraczać poza rok budżetowy w przypadku umów jednorocznych oraz poza lata budżetowe, na które została podpisana umowa wieloletnia,
11. propozycje zmian warunków realizacji zadania zleceniobiorca zgłasza w formie podpisanego przez upoważnione osoby wniosku wraz z uzasadnieniem,
12. zmiany, po ich akceptacji przez Prezydenta Miasta Ełku, wymagają formy pisemnej, tj. podpisanego przez obie strony aneksu do umowy,
13. obowiązki i uprawnienia informacyjne realizacji zadania przebiegają zgodnie z zapisami umowy.

1. Kontrola zadań w trakcie ich realizacji:

1. uprawnieni przez Prezydenta Miasta Ełku urzędnicy Urzędu Miasta Ełku mają prawo do kontroli realizowanego zadania, w szczególności w zakresie stopnia realizacji zadania; efektywności, rzetelności i jakości zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych
   na realizację zadania oraz prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.
   W związku z tym, kontrola może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania, nie później jednak niż do 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowano zadanie publiczne,
2. kontrolą w trakcie realizacji zadań powinno być objętych nie mniej niż 10% wszystkich zadań zleconych w roku poprzednim na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego
   i o wolontariacie,
3. listę proponowanych do kontroli zadań opracowuje Biuro Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi i przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Ełku, który dokonuje ostatecznego wyboru zadań do kontroli,
4. kontrola jest przeprowadzona po uprzednim powiadomieniu zleceniobiorcy,
5. z kontroli sporządzany jest protokół pokontrolny w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli,
6. w razie stwierdzenia nieprawidłowości zleceniobiorca zostaje wezwany do ich niezwłocznego usunięcia, nie później niż w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia,
7. w przypadku niezastosowania się do wezwań Prezydent Miasta Ełku może odstąpić od umowy
   i żądać zwrotu dotacji w formie decyzji administracyjnej.

1. Rozliczanie dotacji i zatwierdzanie sprawozdań:

1. zleceniodawca dopuszcza dokonywanie przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków
   w następujący sposób: jeżeli dany wydatek finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu
   z wykonania zadania publicznego nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 10%,
2. zleceniobiorca, po zakończeniu realizacji zadania określonego w umowie, sporządza sprawozdanie z wykonania zadania publicznego i składa je elektronicznie w serwisie www.witkac.pl, po czym pobiera, drukuje dokument "potwierdzenie złożenia sprawozdania" lub/i sprawozdanie, następnie podpisany przez upoważnione osoby składa, bezpośrednio w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta Ełku (ul. Piłsudskiego 4) lub w Biurze Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku (ul. Małeckich 3, lok. nr 10.1) lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej (adres: Urząd Miasta Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk) lub z wykorzystaniem ePUAP na skrytkę /umelk/domyslna lub zeskanowany dokument przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: bop@um.elk.pl, w obowiązującym w umowie terminie,
3. wersja elektroniczna sprawozdania złożonego w serwisie www.witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” lub/i sprawozdanie muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie przez serwis www.witkac.pl,
4. faktycznym terminem złożenia sprawozdania z wykonania zadania jest termin wpłynięcia podpisanego przez upoważnione osoby dokumentu „potwierdzenie złożenia sprawozdania” lub/i sprawozdania do Urzędu Miasta Ełku,
5. złożone sprawozdanie z wykonania zadania publicznego jest weryfikowane i zatwierdzane przez urzędnika Urzędu Miasta Ełku w terminie do 90 dni kalendarzowych, nie później jednak niż do końca kwietnia kolejnego roku budżetowego następującego po roku realizacji zadania,
6. w przypadku prawidłowej realizacji zadania i jego rozliczenia zleceniobiorca otrzymuje pismo zatwierdzające sprawozdanie z wykonania zadania publicznego,
7. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków w złożonym sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego, zleceniobiorca jest zobowiązany do ich usunięcia w wyznaczonym terminie i złożenia odpowiednich wyjaśnień bądź złożenia brakujących dokumentów,
8. niezastosowanie się do wezwań może być podstawą do odstąpienia od umowy przez zleceniodawcę i żądania zwrotu części lub całości dotacji w formie decyzji administracyjnej,
9. zatwierdzone sprawozdanie złożone w serwisie www.witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” lub/i sprawozdanie muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie przez serwis www.witkac.pl.

1. Wewnętrzna kontrola zatwierdzonych sprawozdań:

1. Wydział Nadzoru dokonuje oceny poprawności pracy w zakresie kontroli sprawozdań z wykonania zadań samorządu miasta Ełku,
2. ocena polega na kontroli minimum 5% zatwierdzonych sprawozdań z wykonania zadań samorządu miasta Ełku zleconych na podstawie ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

1. Konsultacji i informacji w sprawie konkursu udziela Biuro Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku, ul. Małeckich 3, lok. nr 10.1, tel. 87 732 61 85, 86, 87; e-mail: bop@um.elk.pl.
2. Za koordynację całokształtu spraw związanych ze zlecaniem zadań samorządu miast Ełku na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie odpowiada Pełnomocnik Prezydenta Ełku ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi z Biura Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku.
3. W sprawach nieujętych w ogłoszeniu, a dotyczących zlecania realizacji zadań publicznych mają zastosowanie przepisy nadrzędne, w tym ustawy i rozporządzenia.

§ 8. Wykonanie ogłoszenia powierza się Pełnomocnikowi Prezydenta Ełku ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

§ 9. Ogłoszenie wchodzi w życie z dniem podpisania.