Jakie korzyści może przynieść skuteczna promocja? Poznaj poradnik EduNGO „Mocni w promocji” >
Ogłoszenie Prezydenta Miasta Ełku nr PS/14/2020 z dnia 6 marca 2020 roku
o otwartym konkursie ofert na realizację zadań samorządu miasta Ełku
z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym w roku 2020
- Rodzaj zadania publicznego :
Przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym na podstawie art. 4 ust. 1 pkt. 32 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
- Nazwa priorytetowego zadania samorządu miasta Ełku do realizacji w ramach niniejszego konkursu (par. 4 ust. 1 pkt 4 Ełckiego Programu Współpracy `2020):
a) zajęcia z zakresu profilaktyki uzależnień od narkotyków i uzależnień behawioralnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych
b) zajęcia z zakresu profilaktyki uzależnień od narkotyków i uzależnień behawioralnych dla dzieci i młodzieży z elementami sportu, rekreacji i kultury fizycznej
- Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania: 30 000 zł.
- Zrealizowane w roku poprzednim i bieżącym zadania samorządu miasta Ełku tego samego rodzaju
i związane z nimi koszty:
- w 2018 zrealizowano zadania na łączną kwotę 32 500 zł
- w 2019 zrealizowano zadania na łączną kwotę 3 920 zł.
- Środki publiczne na realizację zadania w konkursie mogą być zwiększone w miarę potrzeb i możliwości budżetu miasta Ełku.
- Środki publiczne niewykorzystane po rozstrzygnięciu konkursu mogą być przeniesione na inne zadania zlecane przez Prezydenta Ełku organizacjom pozarządowym oraz na współpracę poza finansową samorządu miasta Ełku z sektorem pozarządowym.
- Oferty mogą składać Oferty mogą składać organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa a art. 3 ust. 3 ustawy z dnia24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz.U. z 2019 r. poz. 688 z późn. zm.).
- Całokształt spraw związanych z przeprowadzeniem konkursu, czyli ogłaszanie konkursów, składanie ofert, ocena formalna i merytoryczna, wybór ofert, negocjacje warunków umów i ich podpisanie, realizacja zadań, oraz sprawozdawczość, realizowana jest z wykorzystaniem systemu informatycznego www.witkac.pl.
- Zlecenie realizacji zadania nastąpi w formie powierzenia.
- Termin realizacji zadania: ramy czasowe od 14 kwietnia do 31 grudnia 2020 r.
- Termin składania ofert: od 9 marca 2020r. do wyczerpania środków, ale nie później niż do 30 września 2020r
- Termin oceny formalnej i merytorycznej: do 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
- Termin rozstrzygnięcia w sprawie oferty (wybór, kwota dotacji i zatwierdzenie zadania do realizacji): nie później niż do 60 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
- Celem realizacji zadań w tym konkursie jest prowadzenie działań służących zapobieganiu występowania zjawiska narkomanii oraz uzależnień behawioralnych wśród dzieci, młodzieży zagrożonej wykluczeniem społecznym oraz działań wzmacniających i integrujących rodziny tych osób oraz prowadzenie działań rozwijających pasje i zainteresowania osób zagrożonych niedostosowaniem społecznym, promowanie bezpiecznych form spędzania czasu walnego, stylu życia, bez nałogów oraz działań wykorzystujących miejską bazę i infrastrukturę sportowo-rekreacyjną.
- Miejsce realizacji zadania: Miasto Ełk i obszar kraju.
- Warunki realizacji zadania:
- w ofercie obowiązkowo należy wskazać i opisać zakładane rezultaty, planowany poziom osiągnięcia rezultatów oraz źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika;
- oferowane zadanie musi służyć wspólnocie samorządowej miasta Ełku;
- z dotacji mogą być finansowane wyłącznie działania mieszczące się w zakresie działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej, tym samym, środki z dotacji nie mogą być przeznaczone na finansowanie działalności gospodarczej.
- realizowane zadania muszą być zgodne z:
- Miejskim Programem Przeciwdziałania Narkomanii Gminy Miasta Ełku na lata 2018-2022,
- Strategią Rozwiązywania Problemów Społecznych na lata 2019 – 2023,
- Wymaga się, aby osoby prowadzące zajęcia profilaktyczne posiadały niezbędne kwalifikacje do prowadzenia tego typu zadań.
- Załączniki do składanej oferty:
- w przypadku, gdy oferent nie jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego obowiązkowo przedkłada dokument potwierdzający status prawny, umocowanie osób upoważnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań oraz cele działania (dokument dołacza się w formie załącznika do oferty w systemie Witkac.pl).
- Oferent dołącza obowiązkowo ksero dokumentów potwierdzających kwalifikacje osób, które będą przeprowadzać zajęcia profilaktyczne (dokumenty dołącza się w formie załączników do oferty w systemie Witkac.pl).
- Składanie ofert:
- ofertę należy wypełnić i złożyć w ramach czasowych określonych w punkcie 10 niniejszego ogłoszenia
w serwisie internetowym Witkac.pl, następnie wydrukować dokument "potwierdzenie złożenia oferty"
i podpisany przez upoważnione osoby złożyć bezpośrednio w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta Ełku
(ul. Piłsudskiego 4) lub Wydziale Polityki Społecznej Urzędu Miasta Ełku (ul. Piłsudskiego 2 lok. 15) lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej (adres: Urząd Miasta Ełku, ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk); - ostatecznym terminem złożenia podpisanego dokumentu „potwierdzenie złożenia oferty” jest kolejny dzień roboczy następujący po ostatnim dniu składania ofert;
- faktycznym terminem złożenia oferty, po którym rozpoczyna się jego ocena jest termin wpłynięcia
do Urzędu podpisanego dokumentu "potwierdzenie złożenia oferty".
- Ocena formalna i merytoryczna może odbywać się w okresie trwania konkursu.
- Oceny formalnej złożonych ofert dokonują urzędnicy Urzędu Miasta Ełku wg poniższego:
- I etap oceny formalnej:
Kryteria formalne I ETAPU: |
|
1 |
Oferta została złożona elektronicznie w serwisie Witkac.pl |
2 |
Podpisany dokument „Potwierdzenie złożenia oferty”, z identyczną sumą kontrolną, jak w ofercie złożonej |
3 |
Oferta została złożona przez uprawnionego oferenta (art. 3 ust 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – status prawny weryfikowany na podstawie KRS lub równoważnego dokumentu) |
- Niespełnienie jednego lub więcej kryteriów I etapu, skutkuje odrzuceniem oferty, bez poddania oferty ocenie w II etapie oceny formalnej, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
- Ocena formalna I etapu nie podlega procedurze odwoławczej.
- Oferta spełniająca wszystkie kryteria formalne I etapu jest poddawana ocenie w II etapie oceny formalnej
- II etap oceny formalnej:
Kryteria formalne II etapu z możliwością usunięcia braków:
|
|
1 |
Oferent prowadzi działalność statutową w zakresie ogłoszonego konkursu |
2 |
„Potwierdzenie złożenia oferty” zostało podpisane przez upoważnione osoby |
3 |
Oferta została złożona z wymaganymi załącznikami, które zostały określone w ogłoszeniu konkursu ofert tj. - ksero dokumentów potwierdzających kwalifikacje osób, które będą przeprowadzać zajęcia profilaktyczne |
- Urzędnik odpowiedzialny za ocenę formalną składanych ofert, zobligowany jest, w dniu oceny oferty i stwierdzenia braków formalnych wynikających z niespełnienia kryteriów formalnych II etapu do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie oferenta poprzez system Witkac.pl, wraz z ustaleniem ostatecznego terminu ich usunięcia.
- Oferent może uzupełnić braki formalne oferty wynikające z niespełnienia kryteriów formalnych II etapu najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia wysłanego w systemie Witkac.pl.
- Usunięcie braków formalnych następuje wyłącznie elektronicznie w systemie Witkac.pl poprzez poprawę informacji w ofercie lub/i dołączenie wymaganych załączników.
- W przypadku, gdy oferent nie skorzysta w przewidzianym terminie z prawa uzupełnienia braków formalnych, oferta zostaje odrzucona, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
- Wyłącznie oferty spełniające wszystkie kryteria formalne I i II etapu kierowane są do oceny merytorycznej.
- Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa, która opiniuje złożone oferty zgodnie
z następującymi kryteriami merytorycznymi i przypisaną im punktacją:
Lp. |
Kryteria oceny merytorycznej (powierzenie) |
Punktacja Od-do (maks. 15 pkt.) |
1 |
Ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób zaangażowanych |
od 0 do 5 |
2 |
Ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania |
od 0 do 4 |
3 |
Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez oferenta z uwzględnieniem warunków realizacji zadania określonych w ogłoszeniu |
od 0 do 3 |
4 |
Analiza i ocena realizacji zleconych przez samorząd miasta Ełku zadań publicznych w roku poprzednim pod kątem rzetelności i terminowości oraz sposób rozliczania otrzymanych na ten cel środków |
od 0 do 2 |
5 |
Ocena doświadczenia w realizacji podobnych zadań publicznych finansowanych z innych, niż budżet miasta Ełku, źródeł |
od 0 do 1 |
- końcowa punktacja oferty to średnia z ocen poszczególnych członków komisji konkursowej;
- komisja konkursowa rekomenduje Prezydentowi do dofinansowania oferty, które zdobyły minimum 60% maksymalnej liczby punktów, tj. minimum 9 pkt.;
- oferenci, których oferty nie uzyskały minimum punktowego mogą odwołać się do Prezydenta
w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia o wynikach oceny merytorycznej; - Prezydent rozpatruje odwołanie w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia złożenia odwołania
i powiadamia oferenta o rozstrzygnięciu, najpóźniej w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia rozpatrzenia; - decyzja Prezydenta w sprawie odwołania jest ostateczna i nie podlega dalszej procedurze odwoławczej.
- Zasady wyboru, przyznawania dotacji i zatwierdzania zadań do realizacji:
- Prezydent Ełku ma prawo do unieważnienia otwartego konkursu ofert, jeżeli nie złożono żadnej oferty
lub żadna ze złożonych ofert nie spełniła wymogów zawartych w niniejszym ogłoszeniu; - Prezydent Ełku, biorąc pod uwagę opinię komisji konkursowej oraz rozpatrzone przez siebie odwołania, ostatecznie wybiera, przyznaje dotacje i zatwierdza, w formie zarządzenia, zadania do realizacji;
- Prezydent Ełku zastrzega sobie prawo do zmniejszenia wysokości wnioskowanej dotacji;
- informacja o zadaniach niezatwierdzonych przez Prezydenta Ełku do realizacji podawana jest również
w formie zarządzenia.
- Umowa na realizację zadania:
- oferenci, których oferty zostały zatwierdzone przez Prezydenta Ełku do realizacji, są niezwłocznie powiadamiani o przyznaniu dofinansowania i rekomendacjach dotyczących warunków realizacji zadania;
- oferent może zrezygnować z realizacji zadania, w takim przypadku kwota przyznanej dotacji zostaje
w puli środków finansowych przeznaczonych na te zadanie w ramach otwartego konkursu ofert; - umowa podpisywana jest niezwłocznie po wydaniu przez Prezydenta Miasta Ełku zarządzenia w sprawie wyboru ofert do realizacji, uzgodnieniu warunków realizacji zadania oraz przygotowaniu przez oferenta
i akceptacji przez zleceniodawcę wymaganych załączników i informacji, nie później jednak niż 60 dni kalendarzowych od dnia wejścia w życie zarządzenia. - jeżeli po tym terminie umowa nie jest podpisana z winy oferenta, Prezydent odstępuje automatycznie
od jej realizacji, w takim przypadku kwota dotacji zostaje w puli środków finansowych przeznaczonych na zlecanie realizacji zadań przez organizacje pozarządowe. - umowa nie zostanie podpisana z oferentem również, gdy:
- Oferent nie złożył sprawozdania z realizacji zadania publicznego za lata poprzednie lub sprawozdanie to nie zostało zaakceptowane przez zleceniodawcę.
- Oświadczenie złożone razem z ofertą okaże się niezgodne ze stanem faktycznym.
- Toczy się postępowanie egzekucyjne przeciwko oferentowi, co mogłoby spowodować zajęcie dotacji na poczet zobowiązań oferenta.
- Nie zostały dostarczone wymagane na etapie podpisywania umowy załączniki określone
w warunkach realizacji zadania.
- na podstawie podpisanej umowy Urząd Miasta Ełku przelewa, w terminie określonym w umowie, kwotę dotacji na wskazane w umowie konto Zleceniobiorcy.
- oferent musi być jedynym posiadaczem wskazanego w umowie rachunku bankowego.
- Realizacja zadania:
- zleceniobiorca musi przebiegać zgodnie z zapisami umowy i informacjami zawartymi w załącznikach;
- zleceniobiorca jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie
z przepisami prawa, celem na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową; - zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, również w przypadku, gdy prowadzi tzw. uproszczoną rachunkowość i księgowość; - zasadą jest dokonywanie przez zleceniobiorcę płatności bezgotówkowej (przelewy z konta Zleceniobiorcy wskazanego w umowie), jednakże dopuszczalne jest dokonywanie płatności gotówkowych
w przypadkach, gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy; - zleceniobiorca może dokonywać płatności związanych z realizacją zadania zarówno z dotacji, jak
i ze środków własnych wyłącznie w terminie realizacji zadania określonego w umowie; - w uzasadnionych i niemożliwych do przewidzenia wcześniej lub niezależnych od zleceniobiorcy przypadkach płatność ze środków pochodzących z dotacji może nastąpić po terminie realizacji zadania, nie później jednak niż w ciągu 14 dni kalendarzowych, nie później jednak do 31 grudnia roku, w którym jest realizowane zadanie;
- ochrona i przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r.
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie tych danych. W przypadku przetwarzania danych osobowych beneficjentów oraz osób zaangażowanych w realizację projektu, oferent zobowiązany jest posiadać zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych, która zawiera w szczególności zgodę na udostępnianie ich danych do celów monitoringu, kontroli w ramach realizowanego zadania; - zleceniobiorca zobowiązany jest na podstawie art. 4a-4c ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie do udostępniania informacji publicznej poprzez ogłaszanie informacji publicznej
w Biuletynie Informacji Publicznej zleceniobiorcy albo poprzez ogłaszanie informacji publicznej
na stronie internetowej zleceniobiorcy albo na wniosek. - w trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w warunkach realizacji umowy dotyczące wyłącznie przyszłych działań i związanych z nimi terminów realizacji, powiązanych z działaniami kosztów, w tym utworzenia nowych pozycji w kosztorysie oraz rezultatów do osiągnięcia;
- wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego na którego realizację została przyznana dotacja oraz wykraczać poza rok budżetowy w przypadku umów jednorocznych oraz poza lata budżetowe, na które została podpisana umowa wieloletnia;
- propozycje zmian warunków realizacji zadania zleceniobiorca zgłasza w formie podpisanego przez upoważnione osoby wniosku wraz z uzasadnieniem;
- zmiany, po ich akceptacji przez stronę rozpatrującą wniosek, wymagają formy pisemnej, tj. podpisanego przez obie strony aneksu do umowy;
- informacja i promocja realizacji zadania przebiega zgodnie z zapisami umowy.
- Kontrola zadań w trakcie ich realizacji:
- uprawnieni przez Prezydenta Miasta Ełku urzędnicy Urzędu Miasta Ełku mają prawo do kontroli realizowanego zadania, w szczególności w zakresie stopnia realizacji zadania; efektywności, rzetelności
i jakości zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem. W związku z tym, kontrola może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania, nie później jednak niż
do 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowano zadanie publiczne; - kontrolą, w trakcie realizacji zadań w danym roku, objętych musi być nie mniej niż 10% zadań samorządu miasta Ełku zleconych w ramach wszystkich konkursów ofert, ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zadań samorządu miasta Ełku zleconych w ramach wszystkich otwartych konkursów ofert i trybu pozakonkursowego;
- listę proponowanych do kontroli zadań opracowuje Wydział Polityki Społecznej
i przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Ełku, który dokonuje ostatecznego wyboru zadań
do kontroli; - kontrola jest przeprowadzona po uprzednim powiadomieniu zleceniobiorcy i w uzgodnionym
terminie i miejscu; - z kontroli sporządzany jest protokół pokontrolny w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli;
- w razie stwierdzenia nieprawidłowości zleceniobiorca zostaje wezwany do ich niezwłocznego usunięcia, nie później niż w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia;
- w przypadku niezastosowania się do wezwań Prezydent Ełku może odstąpić od umowy i żądać zwrotu dotacji w formie decyzji administracyjnej.
- Rozliczanie dotacji i zatwierdzanie sprawozdań:
- zleceniobiorca, po zakończeniu realizacji zadania określonego w umowie, sporządza sprawozdanie
z wykonania zadania publicznego i składa je elektronicznie w systemie elektronicznym Witkac.pl,
po czym pobiera, drukuje dokument "potwierdzenie złożenia sprawozdania", następnie podpisany przez upoważnione osoby składa, w obowiązującym w umowie terminie, w Urzędzie Miasta Ełku; - wersja elektroniczna sprawozdania złożonego w systemie witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie na obu dokumentach przez system witkac.pl;
- faktycznym terminem złożenia sprawozdania z realizacji zadania jest termin wpłynięcia podpisanego przez upoważnione osoby dokumentu „potwierdzenie złożenia sprawozdania” do Urzędu Miasta Ełku;
- złożone sprawozdanie z wykonania zadania publicznego jest weryfikowane i zatwierdzane przez urzędnika Urzędu Miasta Ełku w terminie do 90 dni kalendarzowych, nie później jednak niż do końca lutego kolejnego roku budżetowego następującego po roku realizacji zadania;
- przesunięcia środków pomiędzy pozycjami kosztów w zestawieniu kosztów polegające na zmniejszeniu pojedynczej pozycji o maksymalnie 10% uznaje się, na etapie sprawdzania złożonego sprawozdania,
za dopuszczalne z zastrzeżeniem, że przesunięcia dokonywane są pomiędzy pozycjami kosztów w tej samej kategorii wydatków (kategorie w rozumieniu: koszty realizacji działań i koszty administracyjne), jak również, że nie mogą one powodować zmiany proporcji pomiędzy dotacją a wkładem własnym (dotyczy wsparcia); - w przypadku prawidłowej realizacji zadania i jego rozliczenia zleceniobiorca otrzymuje pismo zatwierdzające sprawozdanie z realizacji zadania;
- w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków w złożonym sprawozdaniu z realizacji zadania, zleceniobiorca jest zobowiązany do ich usunięcia w wyznaczonym terminie i złożenia odpowiednich wyjaśnień bądź złożenia brakujących dokumentów;
- niezastosowanie się do wezwań może być podstawą do odstąpienia od umowy przez zleceniodawcę
i żądania zwrotu części lub całości dotacji w formie decyzji administracyjnej; - zatwierdzone przez Urząd Miasta Ełku sprawozdanie zleceniobiorca składa elektronicznie w systemie elektronicznym witkac.pl, drukuje dokument "potwierdzenie złożenia sprawozdania" i podpisany przez upoważnione osoby składa w Urzędzie Miasta Ełku;
- zatwierdzone sprawozdanie złożone w systemie witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie na obu dokumentach przez system witkac.pl;
- faktycznym terminem złożenia zatwierdzonego sprawozdania z wykonania zadania publicznego jest termin wpłynięcia podpisanego przez upoważnione osoby dokumentu „potwierdzenie złożenia sprawozdania” do Urzędu Miasta Ełku.
- Wewnętrzna kontrola zatwierdzonych sprawozdań:
- Biuro Kontroli, Audytu i Jakości dokonuje oceny poprawności pracy Wydziału Polityki Społecznej
oraz Biura Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi w zakresie kontroli sprawozdań z realizacji zadań samorządu miasta Ełku. - ocena polega na kontroli 1% zatwierdzonych sprawozdań z realizacji zadań samorządu miasta Ełku zleconych w trybach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
- Konsultacji i informacji w sprawie konkursu udziela Justyna Pajko z Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta Ełku, ul. Marsz. J. Piłsudskiego 2 lok. 15, tel. 87 732 62 64; e-mail: ps@um.elk.pl.
- Za koordynację całokształtu spraw związanych ze zlecaniem zadań samorządu miast Ełku na podstawie ustawy o zdrowiu publicznym odpowiada Pełnomocnik Prezydenta Ełku ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii z Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Miasta Ełku.
- W sprawach nieujętych w ogłoszeniu, a dotyczących zlecania realizacji zadań publicznych mają zastosowanie przepisy nadrzędne, w tym ustawy i rozporządzenia.
Prezydent Miasta Ełku
Informacja pochodzi z generatora wniosków Witkac.pl