Ogłoszenie Nr PPdsOPDiM 524.4.2019

Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 23 grudnia 2019

o otwartym konkursie ofert w zakresie działalności na rzecz organizacji pozarządowych

oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2020 r.

1. Forma i podstawa prawna konkursu:

   ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688 z późn. zm.), Uchwała Nr XVI/183/2019 Rady Miasta Starogard Gdański z dnia 27 listopada 2019 r. w sprawie „Programu współpracy Gminy Miejskiej Starogard Gdański z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2020”.

2. Rodzaj zadań oraz wysokość środków publicznych przeznaczonych na ich realizację w formie wsparcia:

   na realizację zadań publicznych w ramach niniejszego konkursu w 2020 roku przeznacza się kwotę
   42 000,- zł.
   Szczegółowy podział zadań i środków w ramach niniejszego konkursu przedstawia się następująco:

   1. prowadzenie Starogardzkiego Centrum Organizacji Pozarządowych– 42 000,- zł.

3. Termin realizacji zadania:

   od 1 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

4. Zakres zadań oraz wysokość środków publicznych przeznaczonych na ich realizację w formie wsparcia w 2019r.:

   wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań w zakresie działalności na rzecz organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wynosiła 42 000 zł

   Wykaz zadań zrealizowanych w roku poprzednim w ramach otwartego konkursu ofert, jest umieszczony na stronie bip.starogard.pl w zakładce „Organizacje pozarządowe”.

5. Miejsce, w którym można zapoznać się z warunkami konkursu:

   ogłoszenie o konkursie umieszczone jest na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta, www.starogard.pl, bip.starogard.pl i Witkac.pl. Informacji w sprawie konkursu udziela pracownik urzędu: Sylwia Ossowska – tel. 881200480, sylwia.ossowska@um.starogard.pl

6. Rozpatrzeniu podlega pierwsza wersja oferty.

7. Ofertę należy sporządzić za pośrednictwem serwisu Witkac.pl do dnia 14 stycznia 2020 r. godz. 15.30.

8. Potwierdzenie złożenia oferty lub wydrukowaną ofertę zawierającą sumę kontrolną zgodną z sumą wskazaną w serwisie Witkac.pl, w wersji papierowej należy złożyć do dnia 17 stycznia, do godz. 15.30 siedziby Urzędu Miasta Starogard Gdański, ul. Gdańska 6, po uprzednim podpisaniu przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta lub ustanowionego pełnomocnika, zgodnie z zapisami wynikającymi z dokumentu określającego osobowość prawną.

9. Wymagane załączniki należy złożyć za pośrednictwem serwisu Witkac.pl w terminie jak dla składania oferty lub w wersji papierowej w terminie jak dla składania wersji papierowej w godzinach pracy Urzędu Miasta Starogard Gdański, ul. Gdańska 6.

10. W przypadku braku wskazania we właściwym rejestrze osób upoważnionych do składania oświadczeń woli wraz z potwierdzeniem złożenia oferty należy złożyć odpowiednie pełnomocnictwo.

11. Załączniki do składanej oferty:

    1. w przypadku gdy oferent nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym – potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający osobowość prawną oferenta,

    2. kopia statutu organizacji potwierdzona za zgodność kopii z oryginałem,

    3. pełnomocnictwo do reprezentowania i składania oświadczeń woli w przypadku braku wskazania we właściwym rejestrze osób upoważnionych do składania oświadczeń woli.

12. Termin oceny formalnej i merytorycznej:

    do 21 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu składania ofert.

13. Warunki rozpatrzenia ofert:

    oferty zostaną zaopiniowane przez Komisję Konkursową powołaną zarządzeniem Prezydenta Miasta Starogard Gdański.

    Prezydent Miasta Starogard Gdański, w drodze zarządzenia, nie później niż 14 dni od dnia otrzymania protokołu z posiedzenia Komisji Konkursowej, dokona rozstrzygnięcia konkursu.

14. Warunki realizacji zadania:

    Przedmiotem zadania jest prowadzenie Starogardzkiego Centrum Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Starogardzie Gdańskim

    Minimalny zakres realizacji zadania zakłada:

    1. działania ewaluacyjne:

       stworzenie analizy potrzeb starogardzkich organizacji pozarządowych na rok 2021 poprzez przeprowadzenie przekrojowej ankiety wśród minimum 35 organizacji aktywnie działających na terenie Gminy – termin przeprowadzenia badania, najpóźniej do 15 października 2020 r.,

    2. doradztwo merytoryczne:

       a) konsultacje dla organizacji pozarządowych w ilości minimum 3 godziny tygodniowo w okresie od 1 lutego do 20 grudnia 2020 r.; osoba prowadząca dyżur powinna posiadać wiedzę na temat funkcjonowania organizacji pozarządowych, znajomość lokalnego środowiska NGO oraz doświadczenie w prowadzeniu organizacji pozarządowej,

       b) zorganizowanie min. 1 profesjonalnego szkolenia dla organizacji pozarządowych z zakresu pozyskiwania środków i tworzenia projektów o dofinansowanie,

    3. doradztwo księgowe:

       a) konsultacje księgowe w ilości minimum 3 godz. miesięcznie w okresie od 1 lutego do 20 grudnia,

       b) zapewnienie stanowiska komputerowego i oprogramowania do prowadzenia księgowości dla min. 10 podmiotów w celu udostępniania stanowiska komputerowego zainteresowanym organizacjom – do końca kwietnia 2020 r.,

       c) przeprowadzenie minimum 1 profesjonalnego szkolenia dla organizacji pozarządowych w zakresie księgowości NGO – do końca czerwca 2020 r.,

    4. działania promocyjne:

       a) prowadzenie strony internetowej COP lub współtworzenie zakładki NGO na stronie www.starogard.pl

       b) współtworzenie strony w miesięczniku Ratusz poświęconej lokalnym NGO, na podstawie informacji przesyłanych przez organizacje

       c) prowadzenie kalendarza imprez NGO na podstawie informacji przesyłanych przez organizacje,

       d) stworzenie we współpracy z UM wzorów identyfikacji wizualnej starogardzkiego COP, w tym opatrzenie pomieszczeń COP graficznymi elementami z użyciem stworzonej identyfikacji wizualnej,

    5. działania organizacyjne:

       a) stworzenie wraz ze StROP oraz urzędem regulaminu udostępniania i korzystania z pomieszczeń COP,

       b) udostępnienie zainteresowanym organizacjom pozarządowym pomieszczeń COP na podstawie prowadzonego kalendarza w trybie on-line na podstawie zgłoszeń organizacji.

15. Finansowanie zadania:

    1. Dotacja będzie udzielona na podstawie umowy.

    2. W ramach kosztów zadania sfinansować można jedynie działania niezbędne w celu jego realizacji. W ramach kosztów zadania pokryte mogą być tylko koszty kwalifikowane. Wydatki w ramach kosztów kwalifikowanych można ponosić od dnia podpisania umowy

    3. Koszty kwalifikowane to niezbędne, zaplanowane w budżecie wydatki powstałe i poniesione przez organizację pozarządową w trakcie realizacji zadań, zapisane w jej księgach zgodnie z zasadami księgowości (możliwe do zidentyfikowania, zweryfikowania i poparte dokumentami – umowami, fakturami, itp.).

    Koszty kwalifikowane, które mogą zostać pokryte z dotacji w 2020 r.:

    a) koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania,

    b) koszty związane z obsługą i administracją realizowanego zadania,

    c) koszty publikacji i promocji,

    d) koszty wkładu osobowego,

    e) koszty zakupionego do celów realizacji zadania wyposażenia, które nie mogą przekroczyć 20% wysokości wnioskowanej dotacji.

    1. Środki z dotacji nie mogą być wydatkowane na:

       1. wsparcie zadań, które są już dofinansowywane z budżetu Gminy,

       2. pokrycie straty finansowej wynikającej z przedsięwzięć realizowanych przez organizacje pozarządowe,

       3. refundację kosztów poniesionych przez organizacje pozarządowe,

       4. budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów,

       5. działalność gospodarczą,

       6. udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym lub prawnym,

       7. udzielanie pomocy finansowej na działalność polityczną i religijną,

       8. premie, stypendia,

       9. kary regulaminowe.

    2. Wysokość dotacji, o którą mogą się ubiegać organizacje pozarządowe może wynosić maksymalnie do 80% wartości zadania.

    3. Minimalny wkład własny organizacji pozarządowej wynosi 20% wartości dotacji. Wkład ten może być finansowy i/lub osobowy.

    4. Przez wkład finansowy należy rozumieć:

       - środki finansowe własne (środki pozyskane ze składek, darowizn bądź środki wypracowane przez organizację pozarządową, które zostały przeznaczone na realizację danego zadania),

       - środki finansowe z innych źródeł publicznych (środki pozyskane z innych instytucji publicznych np.: ministerstwa, starostwa, itp.),

       - pozostałe (środki pozyskane z innych, niepublicznych źródeł, np. fundacji).

    5. Przez wkład własny osobowy należy rozumieć:

       a) pracę wolontariuszy udokumentowaną zawartymi porozumieniami, ich kartami pracy lub oświadczeniami wolontariuszy o wykonaniu powierzonych im zadań (zgodnie z zapisami art. 44 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie);

       b) pracę członków organizacji pozarządowych udokumentowaną oświadczeniami o byciu członkiem organizacji oraz o wykonaniu powierzonych zadań.

    6. Organizacje pozarządowe, które nie uzyskają dotacji we wnioskowanej kwocie, zobowiązane są złożyć poprawnie stworzone, zaktualizowane elementy oferty poprzez system Witkac.pl oraz w wersji papierowej, które będą podstawą zawarcia umowy na realizację zadania. Niezłożenie tych dokumentów lub złożenie po wyznaczonym terminie będzie równoznaczne z rezygnacją z przyznanej dotacji. Zaktualizowane elementy oferty winny zawierać takie elementy jak zaktualizowany harmonogram oraz kosztorys uwzględniający koszty wskazane do dofinansowania. Warunkiem zawarcia umowy jest utrzymanie procentowego wkładu własnego.

    7. W przypadku otrzymania dotacji w pełnej wysokości, o jaką organizacja pozarządowa wnioskowała, złożona oferta jest wiążąca

        

16. Oceny formalnej ofert złożonych w konkursie dokonuje Pełnomocnik Prezydenta ds Organizacji Pozarządowych, Dzieci i Młodzieży na podstawie karty oceny formalnej:

1. 1. Pracownik odpowiedzialny za ocenę formalną składanych ofert zobligowany jest w dniu oceny oferty i stwierdzeniu braków formalnych do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie oferenta poprzez system Witkac.pl.

   2. Oferent może uzupełnić braki formalne oferty wynikające z niespełnienia kryteriów formalnych najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od dnia powiadomienia wysłanego w systemie Witkac.pl.

   3. W przypadku, gdy oferent nie skorzysta w przewidzianym terminie z prawa uzupełnienia braków formalnych, oferta nie jest poddawana dalszej ocenie.

   4. Wyłącznie oferty spełniające wszystkie kryteria formalne kierowane są do komisji konkursowej opiniującej pod względem merytorycznym.

2. Ocena merytoryczna

   Kryterium oceny merytorycznej				Punktacja Od – do
   1.	Analiza i ocena realizacji zadania publicznego realizowanego w 2018 r. (rzetelność, terminowość i sposób realizacji zadania)			0-5
   2.	Celowość realizacji zadania			0-15
   	2.1		Czy potrzeba realizacji zadania została w pełni uzasadniona (na jakie potrzeby mieszkańców odpowiada projekt, czy zostały one zdiagnozowane i na jakiej podstawie- dokumenty wymienione w § 5 programu współpracy lub badania własne)	0-10
   	2.2		Określenie grup adresatów zadania (charakterystyka odbiorców, liczba, sposób pozyskania uczestników, czy są adekwatne w powiązaniu z celami zadania)	0-5
   3.	Możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta			0-10
   	3.1		Doświadczenie oferenta w realizacji zadań o zbliżonym charakterze (w latach 2016-2018, nazwa organu administracji publicznej, z którym realizowane było zadanie)	0-5
   	3.2		Zasoby kadrowe- kwalifikacje i doświadczenie osób zaangażowanych w realizację zadania	0-5
   4.	Opis planowanych działań- ich spójność z celami			0-5
   5.	Budżet zadania			0-13
   	5.1	Kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego (realność, przejrzystość, szczegółowość, spójność kosztorysu z opisem i harmonogramem, uzasadnienie i realność kosztów - poprawność ich wyliczeń)		0-5
   	5.2	Udział wkładu własnego osobowego: 0 pkt – od 0 do 10 % 1 pkt – od 11 do 29% 2 pkt – od 30% do 49% 3 pkt –od 50% do 69% 4 pkt – ponad 70%		0-4
   	5.3	Udział wkładu finansowego w całkowitym koszcie zadania: 0 pkt – od 0 do 10 % 2 pkt – od 11 do 29% 4 pkt – od 30% do 49% 6 pkt –od 50% do 69% 8 pkt – ponad 70%		0-4
   6.	Indywidualna ocena oferty przez członka komisji			0-5
   7.	Liczba punktów ogółem
   Zasady oceny merytorycznej Dofinansowanie może otrzymać oferta, która uzyskała więcej niż 25 punktów

   Końcowa punktacja oferty to średnia z ocen poszczególnych członków Komisji Konkursowej.

18. Sposób informowania o wynikach konkursu:

wykaz zleconych zadań i kwot przyznanych dotacji na realizację tych zadań, zostanie opublikowany w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania konkursowego na bip.starogard.pl.

19. Warunki realizacji zadań – istotne postanowienia dotyczące umowy i jej treści:

1. Realizacja zadań powinna mieścić się w terminie od dnia 1 lutego 2020 r. do dnia 31 grudnia 2020 r.

2. Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi do budżetu Gminy.

3. Organizacje pozarządowe są zobowiązane do poinformowania w formie pisemnej o istotnych zmianach dotyczących: terminu realizacji zadania, harmonogramu, kosztorysu realizacji zadania, niezwłocznie po nabyciu wiedzy w tym zakresie. Każda z istotnych zmian będzie wymagała wprowadzenia zmian do umowy.

4. Każdorazowo w umowie o realizację zadania określony zostanie procent, o jaki można zwiększyć pozycję kosztorysu finansowaną z dotacji, bez konieczności zawierania aneksu.

5. W celu zlecenia usługi o wartości powyżej 1.000,00 (słownie: jednego tysiąca złotych), pokrytej w całości lub w części z dotacji organizacja pozarządowa zawiera z wykonawcą usługi umowę w formie pisemnej.

6. Przy wydatkowaniu środków pochodzących z budżetu Gminy Miejskiej organizacja pozarządowa zobowiązana jest stosować zasady równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości oraz odpowiedniego wydatkowania środków co do ich charakteru i wysokości.

7. W przypadku gdy płatność za usługi lub faktury, które zostają opłacone w ramach realizacji zadania, przypada w dniu wolnym od pracy, za właściwe uznaje się dokonanie płatności w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu wolnym.

20. Zastrzeżenia ogłaszającego.

1. Organizator konkursu zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu, wydłużenia terminu składania ofert, czy terminu rozstrzygnięcia, bez podania przyczyny.

2. Organizator konkursu zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich środków przewidzianych w ogłoszeniu o konkursie.

3. Dwie lub więcej organizacji pozarządowych działających wspólnie mogą złożyć ofertę wspólną.