Ogłoszenie Prezydenta Miasta Ełku nr BOP/6/2020 z dnia 23 grudnia 2019 roku o otwartym konkursie ofert na realizację zadań samorządu miasta Ełku z zakresu kultury fizycznej i sportu w roku 2020

1. Rodzaj zadania publicznego z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej i sportu
2. Nazwy priorytetowych zadań samorządu miasta Ełku  z zakresu kultury fizycznej i sportu do realizacji w ramach niniejszego konkursu (par. 4 pkt 1 ppkt 10 Ełckiego Programu Współpracy `2020):

1. wspieranie sportu wyczynowego;
2. wspieranie sportu dzieci i młodzieży;
3. wspieranie sportu powszechnego;
4. wspieranie sportu osób niepełnosprawnych.

1. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania: 200 000 zł.
2. Zrealizowane w roku poprzednim i bieżącym zadania samorządu miasta Ełku tego samego rodzaju
   i związane z nimi koszty:

1. w 2018 zrealizowano zadania na łączną kwotę 219 863 zł.
2. w 2019 zrealizowano zadania na łączną kwotę 300 000 zł.

1. Środki publiczne na realizację zadania w konkursie mogą być zwiększone w miarę potrzeb i możliwości budżetu miasta Ełku.
2. Środki publiczne niewykorzystane po rozstrzygnięciu konkursu mogą być przeniesione na inne zadania zlecane przez Prezydenta Ełku organizacjom pozarządowym oraz na współpracę pozafinansową samorządu miasta Ełku z sektorem pozarządowym.
3. Oferty mogą składać organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia
   24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz.U. z 2019 r. poz. 688 z późn. zm.).
4. Całokształt spraw związanych z przeprowadzeniem konkursu, czyli ogłaszanie konkursów, składanie ofert, ocena formalna i merytoryczna, wybór ofert, negocjacje warunków umów i ich podpisanie, realizacja zadań, oraz sprawozdawczość, realizowana jest z wykorzystaniem systemu informatycznego www.witkac.pl.  
5. Zlecenie realizacji zadania nastąpi w formie powierzenia.
6. Termin realizacji zadania: ramy czasowe od 24 lutego do 31 grudnia 2020 r.
7. Termin składania ofert: od 23 grudnia 2019 r. do wyczerpania środków, ale nie później niż do 30 września 2020 r.
8. Termin oceny formalnej i merytorycznej: do 21 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
9. Termin rozstrzygnięcia w sprawie oferty (wybór, kwota dotacji i zatwierdzenie zadania do realizacji): nie wcześniej niż 21 dni od dnia ogłoszenia konkursu, nie później niż 60 dni kalendarzowych od dnia złożenia oferty.
10. Celem realizacji zadań w tym konkursie jest wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej wśród mieszkańców miasta Ełku.
11. Miejsce realizacji zadania: Miasto Ełk, obszar kraju i zagranica.
12. Warunki realizacji zadania:

1. oferent oferuje do realizacji jedno z priorytetowych zadań samorządu miasta Ełku określonych w punkcie 2 niniejszego ogłoszenia;
2. wymagany jest wkład własny osobowy i/lub rzeczowy nie mniejszy niż 30% wnioskowanej kwoty dotacji, natomiast wkład własny finansowy nie jest wymagany;
3. w ofercie obowiązkowo należy wskazać i opisać zakładane rezultaty, planowany poziom osiągnięcia rezultatów oraz źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika;
4. oferowane zadanie musi służyć wspólnocie samorządowej miasta Ełku;
5. z dotacji mogą być finansowane wyłącznie działania mieszczące się w zakresie działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej, tym samym, środki z dotacji nie mogą być przeznaczone na finansowanie działalności gospodarczej.

1. Załączniki do składanej oferty:

1. w przypadku, gdy oferent nie jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego obowiązkowo przedkłada dokument potwierdzający status prawny, umocowanie osób upoważnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań oraz cele działania (dokument dołącza się w formie załącznika do oferty
   w systemie Witkac.pl);
2. nieobowiązkowo oferent może dołączyć rekomendacje, opinie, inne dokumenty, które mogą dodatkowo pomóc w ocenie oferty (dokumenty dołącza się w formie załączników do oferty w systemie Witkac.pl).

1. Składanie ofert:

1. ofertę należy wypełnić i złożyć w ramach czasowych określonych w punkcie 10 niniejszego ogłoszenia
    w serwisie internetowym Witkac.pl, następnie wydrukować dokument "potwierdzenie złożenia oferty"
    i podpisany przez upoważnione osoby złożyć bezpośrednio w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta Ełku
   (ul. Piłsudskiego 4) lub w Biurze Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku
   (ul. Małeckich 3, lok. nr 10.1) lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej (adres: Urząd Miasta Ełku,
   ul. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk);
2. ostatecznym terminem złożenia podpisanego dokumentu „potwierdzenie złożenia oferty” jest kolejny dzień roboczy następujący po ostatnim dniu składania ofert;
3. faktycznym terminem złożenia oferty, po którym rozpoczyna się jego ocena jest termin wpłynięcia
   do Urzędu podpisanego dokumentu "potwierdzenie złożenia oferty".

1. Ocena formalna i merytoryczna może odbywać się w okresie trwania konkursu.
2. Oceny formalnej złożonych ofert dokonują urzędnicy Urzędu Miasta Ełku wg poniższego:

1. I etap oceny formalnej:

1. Niespełnienie jednego lub więcej kryteriów I etapu, skutkuje odrzuceniem oferty, bez poddania oferty ocenie w II etapie oceny formalnej, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
2. Ocena formalna I etapu nie podlega procedurze odwoławczej.
3. Oferta spełniająca wszystkie kryteria formalne I etapu jest poddawana ocenie w II etapie oceny formalnej.

1. II etap oceny formalnej:

1. Urzędnik odpowiedzialny za ocenę formalną składanych ofert, zobligowany jest, w dniu oceny oferty i stwierdzenia braków formalnych wynikających z niespełnienia kryteriów formalnych II etapu do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie oferenta poprzez system Witkac.pl, wraz z ustaleniem ostatecznego terminu ich usunięcia.
2. Oferent może uzupełnić braki formalne oferty wynikające z niespełnienia kryteriów formalnych                 II etapu najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia wysłanego w systemie Witkac.pl.
3. Usunięcie braków formalnych następuje wyłącznie elektronicznie w systemie Witkac.pl poprzez poprawę informacji w ofercie lub/i dołączenie wymaganych załączników.
4. W przypadku, gdy oferent nie skorzysta w przewidzianym terminie z prawa uzupełnienia braków formalnych, oferta zostaje odrzucona, a oferent zostaje o tym fakcie poinformowany.
5. Wyłącznie oferty spełniające wszystkie kryteria formalne I i II etapu kierowane są do oceny merytorycznej.

1. Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa, która opiniuje złożone oferty zgodnie
   z następującymi kryteriami merytorycznymi i przypisaną im punktacją:

1. końcowa punktacja oferty to średnia z ocen poszczególnych członków komisji konkursowej;
2. komisja konkursowa rekomenduje Prezydentowi do dofinansowania oferty, które zdobyły minimum 60% maksymalnej liczby punktów, tj. minimum 9 pkt.;
3. oferenci, których oferty nie uzyskały minimum punktowego mogą odwołać się do Prezydenta
   w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia o wynikach oceny merytorycznej;
4. Prezydent rozpatruje odwołanie w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia złożenia odwołania
   i powiadamia oferenta o rozstrzygnięciu, najpóźniej w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia rozpatrzenia;
5. decyzja Prezydenta w sprawie odwołania jest ostateczna i nie podlega dalszej procedurze odwoławczej.

1. Zasady wyboru, przyznawania dotacji i zatwierdzania zadań do realizacji:

1. Prezydent Ełku ma prawo do unieważnienia otwartego konkursu ofert, jeżeli nie złożono żadnej oferty
   lub żadna ze złożonych ofert nie spełniła wymogów zawartych w niniejszym ogłoszeniu;
2. Prezydent Ełku, biorąc pod uwagę opinię komisji konkursowej oraz rozpatrzone przez siebie odwołania, ostatecznie wybiera, przyznaje dotacje i zatwierdza, w formie zarządzenia, zadania do realizacji;
3. Prezydent Ełku zastrzega sobie prawo do zmniejszenia wysokości wnioskowanej dotacji;
4. informacja o zadaniach niezatwierdzonych przez Prezydenta Ełku do realizacji podawana jest również
   w formie zarządzenia.

1. Umowa na realizację zadania:

1. oferenci, których oferty zostały zatwierdzone przez Prezydenta Ełku do realizacji, są niezwłocznie powiadamiani o przyznaniu dofinansowania i rekomendacjach dotyczących warunków realizacji zadania;
2. oferent może zrezygnować z realizacji zadania, w takim przypadku kwota przyznanej dotacji zostaje
   w puli środków finansowych przeznaczonych na te zadanie w ramach otwartego konkursu ofert;
3. umowa podpisywana jest niezwłocznie po wydaniu przez Prezydenta Miasta Ełku zarządzenia w sprawie wyboru ofert do realizacji, uzgodnieniu warunków realizacji zadania oraz przygotowaniu przez oferenta
   i akceptacji przez zleceniodawcę wymaganych załączników i informacji, nie później jednak niż 60 dni kalendarzowych od dnia wejścia w życie zarządzenia.
4. jeżeli po tym terminie umowa nie jest podpisana z winy oferenta, Prezydent odstępuje automatycznie
   od jej realizacji, w takim przypadku kwota dotacji zostaje w puli środków finansowych przeznaczonych na zlecanie realizacji zadań przez organizacje pozarządowe.
5. umowa nie zostanie podpisana z oferentem również, gdy:

1. Oferent nie złożył sprawozdania z realizacji zadania publicznego za lata poprzednie lub sprawozdanie to nie zostało zaakceptowane przez zleceniodawcę.
2. Oświadczenie złożone razem z ofertą okaże się niezgodne ze stanem faktycznym.
3. Toczy się postępowanie egzekucyjne przeciwko oferentowi, co mogłoby spowodować zajęcie dotacji na poczet zobowiązań oferenta.
4. Nie zostały dostarczone wymagane na etapie podpisywania umowy załączniki określone
   w warunkach realizacji zadania.

1. na podstawie podpisanej umowy Urząd Miasta Ełku przelewa, w  terminie określonym w umowie, kwotę dotacji na wskazane w umowie konto Zleceniobiorcy.
2. oferent musi być jedynym posiadaczem wskazanego w umowie rachunku bankowego.

1. Realizacja zadania:

1. zleceniobiorca musi przebiegać zgodnie z zapisami umowy i informacjami zawartymi w załącznikach;
2. zleceniobiorca jest zobowiązany do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie
   z przepisami prawa, celem na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową;
3. zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy
   z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, również w przypadku, gdy prowadzi tzw. uproszczoną rachunkowość i księgowość;
4. zasadą jest dokonywanie przez zleceniobiorcę płatności bezgotówkowej (przelewy z konta Zleceniobiorcy wskazanego w umowie), jednakże dopuszczalne jest dokonywanie płatności gotówkowych
   w przypadkach, gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy;
5. zleceniobiorca może dokonywać płatności związanych z realizacją zadania zarówno z dotacji, jak
   i ze środków własnych wyłącznie w terminie realizacji zadania określonego w umowie;
6. w uzasadnionych i niemożliwych do przewidzenia wcześniej lub niezależnych od zleceniobiorcy przypadkach płatność ze środków pochodzących z dotacji może nastąpić po terminie realizacji zadania, nie później jednak niż w ciągu 14 dni kalendarzowych, nie później jednak do 31 grudnia roku, w którym jest realizowane zadanie;
7. ochrona i przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r.
   o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie tych danych. W przypadku przetwarzania danych osobowych beneficjentów oraz osób zaangażowanych w realizację projektu, oferent zobowiązany jest posiadać zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych, która zawiera w szczególności zgodę na udostępnianie ich danych do celów monitoringu, kontroli w ramach realizowanego zadania;
8. zleceniobiorca zobowiązany jest na podstawie art. 4a-4c ustawy o działalności pożytku publicznego
   i o wolontariacie do udostępniania informacji publicznej poprzez ogłaszanie informacji publicznej
   w Biuletynie Informacji Publicznej zleceniobiorcy albo poprzez ogłaszanie informacji publicznej
   na stronie internetowej zleceniobiorcy albo na wniosek;
9. w trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w warunkach realizacji umowy dotyczące wyłącznie przyszłych działań i związanych z nimi terminów realizacji, powiązanych z działaniami kosztów, w tym utworzenia nowych pozycji w kosztorysie oraz rezultatów do osiągnięcia;
10. wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego na którego realizację została przyznana dotacja oraz wykraczać poza rok budżetowy w przypadku umów jednorocznych oraz poza lata budżetowe, na które została podpisana umowa wieloletnia;
11. propozycje zmian warunków realizacji zadania zleceniobiorca zgłasza w formie podpisanego przez upoważnione osoby wniosku wraz z uzasadnieniem;
12. zmiany, po ich akceptacji przez stronę rozpatrującą wniosek, wymagają formy pisemnej, tj. podpisanego przez obie strony aneksu do umowy;
13. informacja i promocja realizacji zadania przebiega zgodnie z zapisami umowy.

1. Kontrola zadań w trakcie ich realizacji:

1. uprawnieni przez Prezydenta Miasta Ełku urzędnicy Urzędu Miasta Ełku mają prawo do kontroli realizowanego zadania, w szczególności w zakresie stopnia realizacji zadania; efektywności, rzetelności
   i jakości zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem. W związku z tym, kontrola może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania, nie później jednak niż
   do 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowano zadanie publiczne;
2. kontrolą, w trakcie realizacji zadań w danym roku, objętych musi być nie mniej niż 50% zleconych,
   na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zadań samorządu miasta Ełku zleconych w ramach wszystkich otwartych konkursów ofert i trybu pozakonkursowego;
3. listę proponowanych do kontroli zadań opracowuje Biuro Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi
   i przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Ełku, który dokonuje ostatecznego wyboru zadań
   do kontroli;
4. kontrola jest przeprowadzona po uprzednim powiadomieniu zleceniobiorcy i w uzgodnionym
   terminie i miejscu;
5. z kontroli sporządzany jest protokół pokontrolny w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli;
6. w razie stwierdzenia nieprawidłowości zleceniobiorca zostaje wezwany do ich niezwłocznego usunięcia, nie później niż w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia;
7. w przypadku niezastosowania się do wezwań Prezydent Ełku może odstąpić od umowy i żądać zwrotu dotacji w formie decyzji administracyjnej.

1. Rozliczanie dotacji i zatwierdzanie sprawozdań:

1. zleceniobiorca, po zakończeniu realizacji zadania określonego w umowie, sporządza sprawozdanie
   z wykonania zadania publicznego i składa je elektronicznie w systemie elektronicznym Witkac.pl,
   po czym pobiera, drukuje dokument "potwierdzenie złożenia sprawozdania", następnie podpisany przez upoważnione osoby składa, w obowiązującym w umowie terminie, w Urzędzie Miasta Ełku;
2. wersja elektroniczna sprawozdania złożonego w systemie witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie na obu dokumentach przez system witkac.pl;
3. faktycznym terminem złożenia sprawozdania z realizacji zadania jest termin wpłynięcia podpisanego przez upoważnione osoby dokumentu „potwierdzenie złożenia sprawozdania” do Urzędu Miasta Ełku;
4. złożone sprawozdanie z wykonania zadania publicznego jest weryfikowane i zatwierdzane przez urzędnika Urzędu Miasta Ełku w terminie do 90 dni kalendarzowych, nie później jednak niż do końca lutego kolejnego roku budżetowego następującego po roku realizacji zadania;
5. przesunięcia środków pomiędzy pozycjami kosztów w zestawieniu kosztów polegające na zmniejszeniu pojedynczej pozycji o maksymalnie 10% uznaje się, na etapie sprawdzania złożonego sprawozdania,
   za dopuszczalne z zastrzeżeniem, że przesunięcia dokonywane są pomiędzy pozycjami kosztów w tej samej kategorii wydatków (kategorie w rozumieniu: koszty realizacji działań i koszty administracyjne), jak również, że nie mogą one powodować zmiany proporcji pomiędzy dotacją a wkładem własnym (dotyczy wsparcia);
6. w przypadku prawidłowej realizacji zadania i jego rozliczenia zleceniobiorca otrzymuje pismo zatwierdzające sprawozdanie z realizacji zadania;
7. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków w złożonym sprawozdaniu z realizacji zadania, zleceniobiorca jest zobowiązany do ich usunięcia w wyznaczonym terminie i złożenia odpowiednich wyjaśnień bądź złożenia brakujących dokumentów;
8. niezastosowanie się do wezwań może być podstawą do odstąpienia od umowy przez zleceniodawcę
   i żądania zwrotu części lub całości dotacji w formie decyzji administracyjnej;
9. zatwierdzone przez Urząd Miasta Ełku sprawozdanie zleceniobiorca składa elektronicznie w systemie elektronicznym witkac.pl, drukuje dokument "potwierdzenie złożenia sprawozdania" i podpisany przez upoważnione osoby składa w Urzędzie Miasta Ełku;
10. zatwierdzone sprawozdanie złożone w systemie witkac.pl oraz dokument „potwierdzenie złożenia sprawozdania” muszą mieć identyczną sumę kontrolną wygenerowaną automatycznie na obu dokumentach przez system witkac.pl;
11. faktycznym terminem złożenia zatwierdzonego sprawozdania z wykonania zadania publicznego jest termin wpłynięcia podpisanego przez upoważnione osoby dokumentu „potwierdzenie złożenia sprawozdania” do Urzędu Miasta Ełku.

1. Wewnętrzna kontrola zatwierdzonych sprawozdań:

1. Biuro Kontroli, Audytu i Jakości dokonuje oceny poprawności pracy Wydziału Polityki Społecznej
   oraz Biura Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi w zakresie kontroli sprawozdań z realizacji zadań samorządu miasta Ełku.
2. ocena polega na kontroli 1% zatwierdzonych sprawozdań z realizacji zadań samorządu miasta Ełku zleconych w trybach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

1. Konsultacji i informacji w sprawie konkursu udziela Biuro Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku, ul. Małeckich 3, lok. nr 10.1, tel. 87 732 61 85, 86, 87; e-mail: bop@um.elk.pl.
2. Za koordynację całokształtu spraw związanych ze zlecaniem zadań samorządu miast Ełku na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie odpowiada Pełnomocnik Prezydenta Ełku
   ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi z Biura Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miasta Ełku.
3. W sprawach nieujętych w ogłoszeniu, a dotyczących zlecania realizacji zadań publicznych mają zastosowanie przepisy nadrzędne, w tym ustawy i rozporządzenia.

                                                                                                                                     Prezydent Miasta Ełku